[32] いい会議にする為の秘訣

2025.07.25 髙井清司 | ガバナンス・コンプライアンスとは

[32] いい会議にする為の秘訣

みなさんこんにちは、安田です。

トライアングル・トラスト専門家　ガバナンスコンサルタント髙井清司先生ブログ

第32回テーマは「いい会議にする為の秘訣」です。

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先回は、オフィス部門のカイゼン活動の進め方について、自分の経験、知見をベースにヒントやアドバイスになりそうなことを書いてみました。今回は、“会議”について、メスを入れたいと思います。会議に出たことがないという方はいないと思いますが、会議自体をどう改善しようかという動きはそれほど聞きません。しかし、私は、会議自体について、現状を見直すと改善するところは山ほどあると思いますし、反省して会議での行動を変えるべきところも多々あると思います。改善によって効率化の効果も出ると思います。検討されてはいかがでしょうか。では、今回は、会議前、会議、会議後の３つに分けて、出来るだけ、対応策が検討し易いよう、シンプルにまとめてみたいと思います。

１．会議前

＜よく聞いた意見＞

●皆さんは今日の会議はいい会議だったなあと思ったことはありましたか？私もそう思ったことは少なかったですね。次のような意見をよく聞きました。

「この会議で何をしようとしたのかなぁ。何も決まらなかったしね。」

「議論を期待して出たのに、資料の説明ばかりで出席して損した気分だよ。」

「時間通りに終わってくれないので、次の会議に遅刻してしまい、大目玉だったよ。」

こういった意見を現役の時はよく聞きましたが、いい会議にするためにルールを決めようとか、どういうやり方だったら、効率的な会議運営ができるか検討してみようといった動きにはならなかったのではないでしょうか。これは、会議が日常茶飯事だから、改善する余裕がなかったかもしれませんね。大袈裟かもしれませんが、私は、「会議は課題解決や施策実現の為の重要な武器であると思います。このブログを読まれた方は、会議の改善について考えていただけたらいかがでしょうか。改善の進め方のヒントをシンプルに以下、お話したいと思います。

＜こうしたらどうだろうか＞

・まずは、会議の目的を明確にして会議開催案内に書きましょう。

・案内時に完成はしていなくても資料は事前配布したらいかがでしょうか。

・案内に出席者に事前のリクエスト（自部署案を考えておくとか）を依頼しておいたらいかがでしょうか。

・会議中に十分な議論の後、的確な結論がその場で決めれるようにキーマンには事前に出席をお願いしておいたらいかがでしょうか。

・案内を出す事務局で、会議の運営を時間配分も含めてシミュレートしておくといいのでは。

思いつくことを列記してみました。いかがでしょうか。会社の状況もさまざまでしょうから、このようなルールを決めて、しばらく運用してから再度、見直しの話合いを持つことをお勧めしたいと思います。会議室にルールを貼っておくのもいいですね。ルールが決まったら、規程として残しておくと皆が重要視してくれるのではないでしょうか。

＜まとめ＞

●会議は、良い仕事をする上での大切な武器と思います。限られた時間の中で、より高い成果を出し、生産性を高めるのに重要なことは“スピーディに行動すること”だと思います。適切な時間配分、参加者数の見直し、分かり易いシンプルな資料準備、議論の進行役（ファシリテーター）の意識等がポイントじゃないでしょうか。

２．会議

＜（私が思う）望ましい会議の進行＞

●いい会議になるかどうかの鍵はファシリテーターだと思います。議長がファシリテーターをしてもいいですし、議題内容について精通している人にファシリテーターをお願いしますということでもいいでしょう。

●いい会議の流れですが、

１．会議の冒頭に“進め方”、“注意してほしいこと”を説明する。

２．資料説明は、事前配布しているので、ポイントのみの説明にする。資料が事前配布から修正されている場合は、簡単に修正点を説明する。

３．議論は、質疑（Q＆A）から始め、賛成意見、反対意見を数名説明してもらった上で、徐々に論点を明確にしながら、無理なく、結論に誘導するようにファシリテーターとして議論する。

４．会議は時間管理がポイント。時間通りに運営できなそうな場合は、今日は、ここまでというように宣言し、まとめに入る。議論が白熱すると時間オーバーになってしまうので、ちゃんと時間管理することは、ファシリテーターの大切な役割。

●私は、６０分の会議開催なら、５分進め方説明、１０分資料説明、３０分質疑、議論、１０分まとめ、５分今後の進め方というような流れを基本としています。ただ、会議では複数の議題で９０分や１２０分とかいう会議もあるので、事前に流れと時間構成を決めて最初に説明しておくとスムーズにいき易いと思います。

＜参加者の心構え＞

●参加者全員が当事者意識を持って、うまく運営できるよう、常に考えていること。

●常に会議中は、“真剣勝負”。聞いていなかったり、“内職（他事）”をしているのは論外のご法度。

●発言せず、出席している人は、参加資格がないと思わねばと思います。参加人数が多すぎるのかもしれません。ファシリテーターは発言しない人に名指しして意見を求めるべきでしょう。

●議論が本題から外れたりしたら、全員参加で元の軌道に戻す努力をしたり、ファシリテーターがうまく誘導する必要はありますね。

●常にいい会議なるよう、参加者全員で発言、行動することが大切です。

３．会議後

●会議中に意見も言わず、会議が終わってから、文句のような話をする人もいましたね。また、会議後、「結論って何だったっけ？僕は何をするんだっけ？」なんて言っている人もいますよね。会議中もそうですが、会議後も“真剣勝負”です。

１．まずは、議事録に会議後の進め方、メンバーの役割は書いてあるはずなので、議事録に沿って活動することです。

２．ただ、忘れたころに議事録が来ても、アクションが遅れてしまうので、議事録はスピード第一で作って発信することが大変重要です。では、議事録作成のポイントは何でしょうか。次の3項目が鍵だと思っています。

①シンプルに分かり易く（欠席した人も理解で来るように）かつ５W1Hの必要アクションは書かれていること。但し、長文は不可。

②スピード第一（受け取った人がもう届いたの？と思うようなスピードだと望ましいですね）。

③フォローアップの方法が書かれていると尚いい。

こんな感じだと思っています。

４．まとめ

・では、まとめてみましょう。キーワードを列記しますので、いい会議になっているか自己診断していただくといいのではと思います。

＜会議の改善に関するキーワード＞

➡□をレ点でチェックしながら、改善の進め方をお作り頂ければと思います。

（１）会議前

□会議の目的を明確にした会議開催、

□資料は事前配布、

□出席者へのリクエスト、

□キーマンの出席、

□会議の時間配分の事前確認、

（２）会議

□冒頭に進め方を説明、

□資料説明は質疑から、

□ファシリテーターはきちんと時間配分・時間管理、

□ファシリテーターは、結論へのスムーズな運営、

□参加者全員は、当事者意識を持っていい会議になるよう、“真剣勝負”

（３）会議後

□議事録はスピード第一、

□議事録には進め方、

□５Ｗ１Ｈがシンプルに記載

今回は、いい会議にする為の秘訣と題して、経験、知見をベースに書いてみました。いかがだったでしょうか。“今”を確認していただきながら、いい会議になるお手伝いが出来れば有難いです。不明点は何でも聞いていただければと思います。よろしくお願いします。次回は、担当分野のガバナンスに関して、私流の平易な診断の仕方についてお話したいと思います。今日もお読みいただき、ありがとうございました。ガバナンス・コンプライアンス担当講師の髙井でした。

ガバナンスコンサルタント / 語り合うコンサルタント

髙井清司

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